Veel organisaties hebben meer digitale voorzieningen dan ze zelf denken. Websites, webapps, applicaties, domeinen, formulieren, portalen, leveranciers en tijdelijke projectsites zijn vaak verspreid over afdelingen, teams, mailboxen, Excel-bestanden en leveranciersdocumentatie.

Daardoor is het lastig om snel antwoord te geven op eenvoudige vragen. Welke websites hebben we eigenlijk? Wie is eigenaar? Welke applicaties gebruiken Amerikaanse leveranciers? Welke domeinen zijn verouderd? Welke voorzieningen vallen onder BIO2, WCAG, Archiefwet of AVG?

Met het centrale register van KEA breng je al deze informatie samen in één actueel en beheersbaar overzicht.

Met de registerfunctie van KEA leg je websites, webapps, applicaties, domeinen en andere digitale voorzieningen centraal vast. Niet meer verspreid over losse spreadsheets, afdelingslijstjes of oude mailboxen, maar op één plek waar informatie actueel, vindbaar en bruikbaar blijft.

Per voorziening kun je belangrijke gegevens vastleggen, zoals eigenaarschap, technische kenmerken, leverancier, gebruikte technologie, risico’s, lifecyclefase en relevante normenkaders. Zo ontstaat een compleet beeld van je digitale landschap.

Het register helpt om grip te krijgen op vragen die nu vaak veel uitzoekwerk kosten. Bijvoorbeeld:

• Welke digitale voorzieningen hebben we?
• Wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Welke leveranciers zijn betrokken?
• Welke technologieën worden gebruikt?
• Welke voorzieningen zijn kritisch of risicovol?
• Welke websites of applicaties zijn verouderd?
• Welke normenkaders zijn van toepassing?
• Welke systemen bevatten privacygevoelige gegevens?
• Welke voorzieningen moeten worden gearchiveerd, verbeterd of uitgefaseerd?

Geen organisatie is hetzelfde. Daarom is het centrale register van KEA flexibel in te richten. Je bepaalt zelf welke velden relevant zijn voor jouw organisatie, processen en normenkaders. Je bepaalt hoe velden gevuld worden. Handmatig door de uitvraag assistent of geautomatiseerd door de worker module.

Denk bijvoorbeeld aan velden zoals:

• eigenaar;
• beheerder;
• leverancier;
• domeinnaam;
• technologie;
• hostinglocatie;
• land van verwerking;
• privacy-impact;
• toegankelijkheidsstatus;
• archiveringsafspraken;
• contractinformatie;
• lifecyclefase;
• risicoscore;
• toepasselijke normenkaders;
• laatste controle;
• volgende reviewdatum.

Zo sluit KEA aan op de manier waarop jouw organisatie werkt. Het register is niet alleen een vaste lijst, maar een flexibele basis voor sturing, verantwoording en verbetering. 

Het centrale register zorgt ervoor dat je niet opnieuw hoeft te zoeken wanneer er een vraag uit de organisatie, audit, directie of toezichthouder komt.

Krijg je bijvoorbeeld de vraag of er binnen de organisatie gebruik wordt gemaakt van een Amerikaanse tool? Dan wil je niet handmatig langs afdelingen, contracten en leveranciersdocumenten. Met KEA filter je op leverancier, land, verwerkingslocatie of technologie en heb je in een paar klikken inzicht.

Hetzelfde geldt voor vragen als:

Welke websites hebben nog geen toegankelijkheidsverklaring?
Welke applicaties hebben een externe leverancier?
Welke domeinen zijn gekoppeld aan verouderde technologie?
Welke systemen vallen onder BIO2 of ITGC?
Welke voorzieningen hebben archiveringsafspraken nodig?
Welke webapps verwerken persoonsgegevens?
Welke applicaties naderen het einde van hun contract of lifecycle?

Daarmee wordt het register meer dan administratie. Het wordt stuurinformatie.

Digitale voorzieningen moeten vaak aan meerdere normenkaders voldoen. Een website kan tegelijk relevant zijn voor WCAG, DigiToegankelijk, Archiefwet, AVG, BIO2 en interne informatiebeveiligingseisen. Een applicatie kan daarnaast ook onder ITGC, leveranciersmanagement of continuïteitsbeheer vallen.

In KEA leg je per voorziening vast welke normenkaders van toepassing zijn. Daardoor ontstaat inzicht in overlap, afhankelijkheden en prioriteiten.

Je ziet bijvoorbeeld welke maatregelen herbruikbaar zijn, welke voorzieningen extra aandacht vragen en waar meerdere normen samenkomen. Zo voorkom je dat elke norm leidt tot een apart lijstje, apart project of aparte rapportage.

Een actueel register is geen doel op zich. Het helpt vooral om betere keuzes te maken.

Met KEA kun je vanuit het register bepalen welke voorzieningen aandacht nodig hebben. Denk aan websites zonder eigenaar, applicaties met onduidelijke leveranciersafspraken, domeinen met verouderde techniek of voorzieningen zonder actuele toegankelijkheidsstatus.

Zo vertaal je inzicht naar concrete acties:

eigenaar toewijzen;
leveranciersinformatie aanvullen;
toegankelijkheidsverklaring actualiseren;
archiveringsafspraken vastleggen;
risico beoordelen;
contractinformatie bijwerken;
technologie vervangen;
website samenvoegen of uitfaseren;
periodieke controle plannen.

Het centrale register vormt daarmee de basis voor structureel beheer en continue verbetering.

Het centrale register van KEA is relevant voor iedereen die grip wil krijgen op digitale voorzieningen, risico’s en compliance.

Bijvoorbeeld voor:

• informatiemanagers;
• CIO- en CISO-teams;
• privacy officers;
• web- en communicatieteams;
• applicatie-eigenaren;
• functioneel beheerders;
• contract- en leveranciersmanagers;
• recordmanagers en archivarissen;
• compliance- en auditfuncties;
• bestuurders en managers die overzicht nodig hebben.

Iedereen kijkt vanuit een andere invalshoek naar hetzelfde digitale landschap. KEA brengt die perspectieven samen in één register.